QUALIFIKATIONSMANAGEMENT

Fragt man eine Unternehmensberatung nach den 3 größten Herausforderungen die Unternehmen in Zukunft zu bewältigen haben, wird sich unter den Antworten mit Sicherheit auch Qualifikationsmanagement befinden.

Das Personal Controlling der Zukunft wird geprägt werden von Fachkräftemangel und innerbetrieblichen Weiterbildungsmaßnahmen. Technologische Innovationen und zunehmende Automatisierung sind bereits heute die Triebfeder eines sich verändernden Arbeitsumfeldes, in dem immer qualifiziertere Mitarbeiter gefragt sind. Wissensvorsprung ist mehr denn je ein marktentscheidender Wettbewerbsfaktor.

"Problem erkannt, Problem gebannt" also? Mitnichten. Für einen optimalen Einsatz Ihrer Human Resources bedarf es einer systematischen Erfassung, welche nicht nur den Bedarf aufzeigt sondern ebenfalls anhand einer Vielzahl von komplexen Parametern erfolgversprechende Qualifizierungsmaßnahmen aufzeigt.

Q-Matrix Qualitätsmanagementsystem hält Ihre Personalabteilung auf dem Laufenden in Hinblick auf den Stand sowohl vorhandener Mitarbeiterqualifikationen als auch weiterer erforderlicher Qualifikationsmaßnahmen.

Zuordnungen zu Tätigkeit und Arbeitsplatz bei der Entwicklung der Geschäftsprozesse Ihrer Unternehmensorganisation werden, als Teil des betrieblichen Wissensmanagements, visualisiert und spezielle Fähigkeiten eines einzelnen Mitarbeiters (z.B. die Fähigkeit zu Multiprojektmanagement) zur Organisationsentwicklung herangezogen.

• Reportings über Fristen und ablaufende Zertifikate
• Ermittlung von Qualifikationskombinationen aller Human Resources
• Leichte Visualisierung des Innovationsmanagements
• Berücksichtigung von Risikomanagement und Wissensmanagement
• Abbildung von Geschäftsprozessen und deren Abhängigkeit voneinander
• Ausführliches Informationsmanagement zu einzelnen Geschäftsprozessen
• Berücksichtigung verschiedener Arbeitszeitmodelle

Die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen erledigen ihre Aufgaben einwandfrei und füllen ihren jeweiligen Arbeitsplatz optimal aus?

Dann schätzen Sie sich glücklich. Denn laut aktuellen Wirtschaftsstudien liegen in den meisten Unternehmen in Deutschland hier die größten Schwierigkeiten. Oft sind Arbeitsplätze nicht optimal besetzt und Personal nicht zielorientiert qualifiziert.

• Sie wollen auf einen Blick erkennen, in welchen Personal- oder Unternehmensbereichen Handlungsbedarf besteht?
• Wo Sie ansetzen können, um Ihre Belegschaft optimal für Ihre Aufgaben zu qualifizieren?

Mit unserer Qualifikationsmanagement-Software Q-Matrix stellen wir Ihnen intuitive Werkzeuge zur Verfügung, die Sie bei einer zukunfts- und erfolgsorientierten Personalentwicklung in Ihrem Unternehmen unterstützen.

Mit Q-Matrix werden Kompetenz und Qualifikation für Sie messbar und vor allem auch vergleichbar. In der Qualifikationsmatrix ist der aktuelle Leistungsstand Ihrer Mitarbeiter zu erkennen. Auf der Mitarbeiterebene bereiten Sie Personalgespräche vor und dokumentieren sie. Zielvereinbarungen werden von Ihnen mit konkreten Maßnahmen zur Erreichung gekoppelt. Diese sind durch ein ausgereiftes Maßnahmencontrolling jederzeit transparent und nachvollziehbar.

Auch für die Dokumentation der, laut DIN EN ISO 9001 und ISO/TS 16949, geforderten Wirksamkeitskontrollen bei Schulungen und Unterweisungen, stehen Ihnen in Q-Matrix geeignete Mittel zur Verfügung.

Überzeugen Sie sich anhand ausgewählter Beispiel-Bausteine am Besten selbst von den Fähigkeiten unserer Qualifikationsmanagement-Software Q-Matrix:

• Qualifikationsmatrix
• Mitarbeitermanagement
• Maßnahmencontrolling
• Mitarbeitergespräche
• Nachweise - Dokumente
• Tätigkeitskatalog

Die Qualifikationsmatrix ist ein wichtiger Baustein zur Ermittlung des Bildungs- bzw. Qualifizierungsbedarfes innerhalb Ihres Unternehmens.

Eines der wichtigsten Analysetools, die Qualifikationsmatrix, kann von jedem registrierten Anwender von Q-Matrix genutzt werden. Abhängig von den in der Benutzerverwaltung zugeordneten Schichten, Abteilungen oder Bereichen, werden die entsprechenden Mitarbeiterdaten und die Arbeitsplatzinformationen angezeigt.

In der Qualifikationsmatrix lässt sich am Schnittpunkt zwischen Mitarbeiter und Arbeitsplatz einfach die aktuelle Qualifizierungsstufe erkennen.

FILTERN UND GRUPPIEREN SIE IN DER QUALIFIKATIONSMATRIX EINFACH NACH:

• Bereich
• Abteilung/Arbeitsbereich
• Qualifizierungsebene/-stufe
• Schicht/Team
• Arbeitsplatz

In der Mitarbeiter-Übersicht lässt sich der Personalverantwortliche die ihm zugeordneten Mitarbeiter anzeigen.

Mit den weitreichenden Filter- und Sortiermöglichkeiten von Q-Matrix zeigt die Übersicht jederzeit die von Ihnen benötigten bzw. gewünschten Informationen.

Die Bearbeitung der Qualifizierungsdaten des Mitarbeiters erledigen Sie unkompliziert über das Formular "Mitarbeiterdetails".

Im oberen Bereich befindet sich das Menüband. Über das Menüband erreichen Sie alle relevanten Funktionen von Q-Matrix. Das Menüband besteht aus einem allgemeinen, einem arbeitsplatz- und einem auswertungsbezogenen Menü. Der dritte Bereich ist der Hauptarbeitsbereich innerhalb der Mitarbeiterdetails.

• Zugeordnete Arbeitsplätze
• Maßnahmen des Mitarbeiters
• Gesprächsübersichten
• Zielvereinbarungen
• Dokumente zu Beauftragungen
• Grundlagen-Nachweise
• Auswertung des Qualifizierungsstandes

Maßnahmen sind zentrale Werkzeuge zur Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter - auch innerhalb von Q-Matrix.

Dabei wird in Q-Matrix unterschieden, zwischen den Maßnahmen, die eine Führungskraft zusammen mit dem Mitarbeiter in einem Gespräch vereinbart und den Maßnahmen, die von der Personalabteilung vordefiniert worden sind.

Die vordefinierten Maßnahmen der Personalabteilung entsprechen einem Schulungskatalog, der innerhalb der Basisdaten von Ihnen aufgebaut werden kann. Beide Maßnahme-Typen nutzen Sie nebeneinander, individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, in der Maßnahmenverwaltung.

Die Maßnahmenverwaltung bzw. -verfolgung ist eine tabellarische Übersicht der Maßnahmen aller, dem aktuell angemeldeten Q-Matrix-Anwender zugeordneten Mitarbeiter .

In Q-Matrix stehen Ihnen zahlreiche Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Darüber hinaus lassen sich alle Felder der Maßnahmenverwaltung nach Ihren Vorstellungen gruppieren. Dem Feld Status kommt dabei eine besondere Bedeutung zu. Dieses Feld zeigt Ihnen den aktuellen Zustand der Maßnahme an. Sie sehen sofort, ob eine Maßnahme noch offen, bereits abgeschlossen, abgelaufen oder archiviert ist.

Erkennen Sie in den übersichtlichen Kalenderansichten, welche Ihrer Mitarbeiter an welchen Tagen ihre Qualifizierungsmaßnahmen, Unterweisungen und Fortbildungen absolvieren. Auch für die Maßnahmenplanung bieten diese Ansichten ein Höchstmaß an Transparenz.

Legen Sie bei individuellen Maßnahmen in den Details u.a. die Art der Maßnahme, den Veranstalter und sämtliche Gültigkeitsdaten fest. Der vorgefertigte Maßnahmen-/Schulungskatalog der Personalabteilung, erleichtert Ihnen besonders bei wiederkehrenden Maßnahmen die Arbeit.

Die zusätzliche Festlegung von Nachweisen und Soll-Stunden, die innerhalb einer einzelnen Maßnahme erfüllt werden müssen, stellt Ihnen weitere wichtige Auswertungsparameter zur Verfügung.

Q-Matrix begleitet Sie von der Vorbereitung der Mitarbeiter-Gespräche bis zur Nachhaltung der Zielvereinbarungen.

Das regelmäßige Mitarbeiter-Gespräch ist ein Instrument, in dem Führungskraft und Mitarbeiter gemeinsam Ziele und geeignete Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele vereinbaren. Zudem werden Stärken und Entwicklungsfelder beim Mitarbeiter festgehalten.

Das Speichern dieser Informationen in Q-Matrix unterstützt wirksam Ihr Qualitätsmanagement und dient dem Vergleich, der Auswertung und der Nachverfolgung der vereinbarten Ziele, über einen von Ihnen definierten Zeitraum.

Q-Matrix bietet Ihnen eine eigene Übersicht für die Bearbeitung der Mitarbeiter-Gespräche. Die Übersicht passen Sie über Filter und Sortierungen individuell an.

Neben der Darstellung durchgeführter Gespräche, werden zusätzlich die geplanten Gespräche angezeigt und somit auch schon eine weitere zeitliche Planung vorgenommen. Diese zukünftigen Mitarbeitergespräche werden in der Q-Matrix-Wiedervorlage angezeigt, wenn das von Ihnen hinterlegte Erinnerungsdatum erreicht ist.

Sie wechseln bequem per Mausklick oder Kontextmenü in die Gesprächsdetails. Dort erfassen Sie die Ziele, die Sie im Rahmen des Mitarbeitergespräches vereinbart haben. Sie können in diesem Arbeitsbereich auch gleich Maßnahmen zeitlich planen oder Daten in der Qualifikationsmatrix pflegen.unterstützt wirksam Ihr Qualitätsmanagement und dient dem Vergleich, der Auswertung und der Nachverfolgung der vereinbarten Ziele, über einen von Ihnen definierten Zeitraum.

Drucken Sie vor dem Gespräch die notwendigen Gesprächsunterlagen aus. Übertragen Sie die Vereinbarungen in Q-Matrix. Drucken Sie anschließend das Gesprächsprotokoll für die Personalakte und den Mitarbeiter. Natürlich ist auch die digitale Ablage der Protokolle möglich - Speichern Sie einfach das Dokument als pdf-Datei in den Mitarbeiterdaten.

• Personalgespräche planen und vorbereiten
• Ziele definieren und festhalten
• Maßnahmen zu Zielvereinbarungen erstellen
• Gesprächsgrundlagen im Vorfeld anlegen und drucken
• Gesprächsprotokolle für Personalakte und Mitarbeiter drucken
• Übersicht aller Gespräche eines Bereichs oder einer Abteilung
• Stärken und Entwicklungsfelder erkennen und dokumentieren

Nachweise und Dokumente werden in den Maßnahmen-Details bzw. in den Mitarbeiterdetails definiert und bearbeitet.

Bei den Nachweisen handelt es sich grundsätzlich zwar ebenfalls um Dokumente, jedoch mit der Besonderheit, dass besondere Aufbewahrungsfristen oder gesetzliche bzw. anderweitig vorgeschriebene Auflagen damit verbunden sind

Sollte eine Nachweispflicht eingetragen sein, aber der Nachweis noch nicht geführt wurde (es ist kein Nachweisdatum eingetragen), wird der Eintrag als "offen" bzw. "rot" gekennzeichnet. Teilnahmebescheinigungen für absolvierte Weiterbildungsmaßnahmen und Unterweisungen werden hier ebenso aufgelistet, wie Beauftragungs- und Sachkundenachweise.

Die Übersicht-Dokumente ähnelt der Nachweis-Übersicht, wobei jedoch Dokumente keine Nachweispflicht besitzen, sondern ausschließlich ein Fälligkeitsdatum. Dadurch steuern Sie, dass Dokumente bis zu einem bestimmten Termin in Q-Matrix hinterlegt werden müssen, z.B. Gesundheitszeugnis, Führerscheine oder Verträge.

Der Q-Matrix-Tätigkeitskatalog kann auch als Kompetenz- oder Qualifikationskatalog bezeichnet werden.

Der Katalog resultiert dabei aus der bereits durchgeführten Zuordnung der Einzelaufgaben zu den Arbeitsplätzen. Nachträglich können Sie über den Tätigkeitskatalog noch Änderungen und Ergänzungen vornehmen. Über das Kontextmenü lassen sich Einträge je nach Bedarf aktivieren bzw. deaktivieren.